Méthode & bonnes pratiques · 2 min de lecture
La reprise de données se prépare avant la bascule.
Changer d’outil ne rend pas automatiquement les données plus fiables. La reprise est un chantier à part entière, avec un périmètre, des responsables et des contrôles.
Le regard EX’SIE · Conseil & intégration Sage 100
Définir ce qui est utile
Clients, fournisseurs, articles, stocks, soldes, pièces en cours : listez ce dont vous aurez besoin le premier jour. Décidez à part de la profondeur d’historique à conserver.
- Par exemple
- Le premier jour, il faut pouvoir livrer une commande en cours. Pas forcément consulter une facture d’il y a six ans.
- Le piège
- Confondre « reprendre » et « garder accessible ». Une archive consultable suffit souvent.
- Cette semaine
- Faites deux listes : indispensable le jour J, utile en archive.
Nettoyer à la source
Traitez les doublons, harmonisez les codes et complétez les informations indispensables. Un nettoyage validé par les métiers évite d’importer les mêmes difficultés dans le nouvel outil.
- Par exemple
- Des articles sans famille, des clients sans conditions de règlement, des codes créés au fil de l’eau.
- Le piège
- Reporter le nettoyage « après le démarrage ». Il ne se fait jamais.
- Cette semaine
- Confiez chaque référentiel à un responsable métier, avec une date.
Répéter la reprise
Une reprise d’essai vérifie les formats, les correspondances et les volumes. Ses résultats sont rapprochés de la source : soldes, quantités, valeurs et échantillons de documents.
- Par exemple
- Le total du stock repris doit être le total du stock d’origine. S’il diffère, on sait pourquoi avant de démarrer.
- Le piège
- Une seule reprise, le jour de la bascule.
- Cette semaine
- Prévoyez au moins une reprise à blanc dans le planning.
Organiser la bascule
Définissez la date d’arrêt des saisies, les extractions, les contrôles finaux et les conditions de reprise de l’activité. Conservez un accès maîtrisé aux archives nécessaires.
- Par exemple
- Arrêt des saisies le vendredi soir, reprise et contrôles le week-end, premières factures le lundi.
- Le piège
- Continuer à saisir dans l’ancien outil pendant la reprise.
- Cette semaine
- Choisissez une période calme, loin d’une clôture ou d’un inventaire.
Obtenir une validation métier
Un import terminé n’est pas une validation. Les référents doivent confirmer que les données permettent de réaliser les opérations attendues.
- Par exemple
- Le commercial retrouve ses clients et leurs tarifs. Le comptable retrouve ses soldes. Le magasinier retrouve ses quantités.
- Le piège
- Faire valider par celui qui a réalisé l’import.
- Cette semaine
- Rédigez cinq vérifications par service, à cocher le jour J.
À retenir
- On ne reprend pas tout : on reprend ce qui sert.
- Une donnée sale dans l’ancien outil reste sale dans le nouveau.
- Une reprise se répète avant de se faire pour de bon.
Vos données sont la moitié du projet.
Nous pouvons regarder avec vous d’où elles viennent, ce qu’elles valent, et ce qu’il faut en faire.
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